Commandes clients, appels d’offres, factures fournisseurs, demandes de SAV : dans une PME industrielle, presque tout arrive d’abord par email. La boîte mail est la vraie porte d’entrée des processus — et c’est pourtant l’outil le moins connecté au reste du système. Résultat : un humain lit, trie, recopie.
Ce que les API rendent possible
Outlook (via l’API Microsoft Graph) et Gmail (via l’API Google) exposent tout ce qu’il faut pour brancher la boîte mail sur le reste du système : lecture des messages et des pièces jointes, déclenchement à l’arrivée d’un mail, classement par libellés ou dossiers, création de brouillons, envoi. Concrètement, un scénario d’automatisation peut se réveiller à chaque mail entrant sur une adresse donnée, lire le corps du message et la pièce jointe PDF, et agir dans les autres outils.
Trois usages qui font gagner des heures
- Le tri et le classement automatiques : chaque mail entrant est classé par nature (commande, facture, prospection, transporteur…) et routé vers le bon traitement — l’équipe ouvre une boîte déjà organisée.
- L’extraction vers l’ERP : une commande reçue en PDF devient un devis brouillon dans l’ERP, lignes produits comprises, sans ressaisie. C’est le cœur de notre page Automatisation ERP / Odoo.
- Les brouillons de réponse : pour les demandes récurrentes, l’automatisation prépare une réponse à partir des données du dossier ; un humain relit et envoie.
Les règles qui évitent les ennuis
Travailler sur des boîtes génériques (contact@, commande@) plutôt que sur les boîtes personnelles : le processus survit aux absences et aux départs. Ne jamais laisser un automate envoyer sans validation humaine vers un client — le brouillon préparé, c’est l’humain qui clique. Et prévoir le cas non prévu : tout mail que l’automatisation ne sait pas traiter doit être signalé à quelqu’un, pas disparaître dans un tuyau.
Pour savoir ce que votre boîte mail fait perdre chaque semaine, une journée de Diagnostic Flash suffit à le chiffrer.