Une fois les données traitées, il reste deux questions très concrètes : où ranger les documents produits, et comment prévenir l’équipe. C’est le rôle de la GED (SharePoint, Google Drive) et de la messagerie d’équipe (Teams) — deux briques que l’on peut entièrement piloter par API.
Ce que les API rendent possible
L’API Microsoft Graph couvre SharePoint et Teams : créer des dossiers, déposer des fichiers, lire une arborescence, poster un message dans un canal. Côté Google, l’API Drive fait de même pour les fichiers. Un flux d’automatisation peut donc générer un document et le ranger au bon endroit et prévenir la bonne personne — sans intervention.
Trois usages typiques en PME industrielle
- Le dossier qualité auto-rangé : le dossier FAI ou de livraison généré depuis l’ERP est déposé dans l’arborescence SharePoint du client, au bon niveau, avec le bon nommage — voir Automatisation des dossiers qualité.
- Les alertes d’équipe : chaque commande intégrée, chaque anomalie détectée, chaque seuil de stock franchi devient un message Teams dans le canal concerné. L’équipe voit le processus tourner — et voit surtout ce qui réclame une décision.
- L’archivage automatique : les pièces importantes reçues par mail (contrats, factures, bons de commande) sont converties et archivées dans la GED, classées par société et par nature.
Les pièges classiques
Le premier : dupliquer la vérité. Le document archivé est une photographie ; la donnée de référence reste dans l’ERP. Le deuxième : une arborescence instable — si chacun range à sa façon, aucun automate ne s’y retrouve ; il faut figer une structure avant d’automatiser. Le troisième : les droits d’accès, à poser au niveau des dossiers dès le départ, pas après coup.
Ces briques s’assemblent en quelques semaines sur un périmètre précis — c’est exactement le format de notre Sprint Automatisation.